会議が終わって、議事録ができた。でも、誰が何をするのか、相手に何を送るのか、次の会議で何を話すのかは、議事録を読み返して、もう一度考えることになります。この記事では、議事録を「次の一手」に変える3つの指示を、AIに頼む順番に並べます。
議事録は「材料」で、まだ行動ではない
議事録には、話した内容が、話した順に並びます。でも、次に動くために必要なのは、「誰が・何を・いつまでに」です。議事録を読むたびに、そこを探し直していると、会議の数だけ時間が消えていきます。
そこで、議事録ができたら、すぐに3つの形に変えておきます。
| 形 | 使う人 | いつ使う |
|---|---|---|
| 決定事項とToDoの一覧 | 参加者全員 | 会議の直後から、次の会議まで |
| 相手に送る文面 | 社外の相手・欠席した人 | 会議の当日中 |
| 次の会議の議題 | 会議を開く人 | 次の会議の前日まで |
「決定事項」と「ToDo（アクションアイテム）」は、似ていますが別のものです。混ぜて書くと、どちらも働かなくなります。違いは、決定事項とアクションアイテムの違い（議事メモレックのブログ）がくわしく説明しています。
AIに渡す前に、そろえる3つのこと
- 議事録か、文字起こし：長すぎるときは、その会議の部分だけにします。
- 参加者の役割：「Aさん（営業）」「Bさん（制作）」のように。名前を伏せたいときは、役割だけで十分です。
- 会議の目的と、次の会議の日：ToDoの期限や、次回の議題を考えるときの手がかりになります。
指示1：決定事項とToDoを分けて抜き出す
最初にやるのは、議事録を3つの箱に分けることです。
| 箱 | 入れるもの | 例 |
|---|---|---|
| 決定事項 | 会議で決まったこと | 新しい料金表は来月1日から使う |
| ToDo | 誰かがやること（担当・期限つき） | Aさん：料金表の最終版を、金曜までに共有 |
| 保留 | 話したが、決まらなかったこと | 割引の条件は、次回に持ち越し |
【議事録】決定事項＆ToDo抽出 無料のおすすめ
議事録やチャットの記録から、決定事項と、担当・期限つきのToDoを、表などの形で抜き出します。「万能・テキスト」タブにあります。
- こんなときに：議事録や文字起こしが手元にあって、まず「やること」を確定させたいとき
- 選ぶ・書く項目：議事録・チャットの記録を貼るだけ（選ぶ項目はありません）
【総務】会議メモから議事録を作る 無料のおすすめ
手書きのメモや、箇条書きの走り書きしかないときに、決定事項とToDoが分かる議事録の形にします。「ビジネス業務」タブにあります。
- 選ぶ・書く項目：まとめ方（見出し＋箇条書き／表／文章）、会議のメモ
AIの答えに、担当や期限が書かれていないToDoがあれば、それは会議で決め忘れたことです。AIに埋めさせず、人が決めて書き足します。
指示2：相手に送る文面にする
社外の相手との打ち合わせなら、当日中に、お礼と確認のメールを送ります。入れるのは、次の4つです。
- お礼のひと言
- 決まったこと（2〜3行）
- 相手にお願いすること（期限つき）
- 次の打ち合わせの日程
【営業】商談後のお礼メールを商談メモから作る
商談のメモを貼ると、要点と次のアクションを入れた、お礼のメールを作ります。営業に限らず、社外との打ち合わせのあとに使えます。
- 選ぶ・書く項目：相手の会社名、次のアクション、打ち合わせのメモ（指示1で作ったToDoの一覧を貼ると早い）
【文章推敲】ビジネスメール・文章リライト 無料のおすすめ
自分で書いた連絡文を、失礼がなく、簡潔な文面に整えます。社内向けの共有文にも使えます。
- 選ぶ・書く項目：トーン、文字数
返ってきた文面が長いときは、上の「⚡ 追撃」のバーにある /短く などのスラッシュコマンドを押すと、開いているAIに、続けて直しの指示を送れます。
指示3：次の会議の議題にする
次の会議は、前回のToDoの確認から始めると、話が早くなります。保留にした論点も、忘れずに議題に入れます。30分の会議なら、たとえば次のような形です。
| 時間 | 議題 | 進め方 |
|---|---|---|
| 0〜5分 | 前回のToDoの確認 | 済み・途中・まだ、だけを答える |
| 5〜20分 | 保留にした論点（割引の条件） | 選択肢を並べて、決める |
| 20〜27分 | 新しい議題 | 事前に共有した資料を前提に話す |
| 27〜30分 | 決定事項とToDoの読み上げ | 担当と期限を、その場で確かめる |
【マネージャー】定例会議のアジェンダ
進み具合と課題から、時間内に終わる定例会議のアジェンダを作ります。「ビジネス業務」タブにあります。
- 選ぶ・書く項目：会議の長さ（15分／30分／60分）、進み具合と課題（指示1の一覧を貼る）
人が確かめる5つの点
AIの答えは、たたき台です。送る前、共有する前に、次の5つを確かめます。
- 担当者：発言した人と、やる人が、取り違えられていないか。
- 期限：会議で出ていない日付を、AIが作っていないか。
- 決まっていないこと：「検討する」と話しただけのことが、決定事項に入っていないか。
- 数字と固有名詞：金額・数量・社名・商品名が、元の議事録と同じか。
- 送り先：社外に送る文面に、社内だけの話が混ざっていないか。
3つの道具をつなぐ流れ
| いつ | 道具 | すること |
|---|---|---|
| 会議中 | 議事メモレック | 録音して、文字起こし・要約・やることリストを、メールで受け取る |
| 会議のあと | LB AI Prompt side bar | この記事の3つの指示を、⚡ でAIに入れる |
| 次の会議の前 | LB TAB Layers | 会議の資料のタブを1つのグループに入れておき、▶ でまとめて開く |
議事メモレックは、登録も月額もいらない、使った分だけのAI議事録です。録音した音声は、文字起こしが終わった時点で、お支払いの前に削除されます。録音は、参加者の同意を取ってから始めてください。
LB TAB Layersは、タブをグループに保存して、▶ でまとめて開ける Chrome のサイドパネルです。すでに開いているページは、二重には開きません。保存先は、Chrome のブックマークです。
3つの道具の間で、データを自動で受け渡す機能はありません。前の道具の結果を人がコピーして、次の道具に貼ります。手間は1回のコピーですが、何をAIに渡すかを、毎回自分の目で選べます。